Een coffeeshop kan zich laten certificeren door een aanvraag in te dienen bij een geaccrediteerde certificeringsinstelling. De certificeringsinstelling voert een audit uit om te beoordelen of de coffeeshop voldoet aan de kwaliteitscriteria van het keurmerk. Bij een positieve beoordeling wordt het certificaat toegekend.

De belangrijkste kwaliteitscriteria zijn:

• Financiële transparantie en naleving van de Wwft.
• Gedocumenteerde en gecontroleerde bedrijfsprocessen.
• Regelmatige training en scholing van personeel.
• Hoge kwaliteits- en veiligheidsnormen voor producten.
• Voorlichting en bescherming van consumenten.
• Strikte naleving van wet- en regelgeving.
• Duidelijke klachten- en geschillenprocedures.

Gecertificeerde coffeeshops worden elke anderhalf jaar onderworpen aan een audit door een onafhankelijke certificeringsinstelling. Daarnaast moeten zij regelmatige interne controles uitvoeren om ervoor te zorgen dat zij blijven voldoen aan de kwaliteitscriteria.

De voordelen van het keurmerk voor een coffeeshop zijn onder andere:

• Minder controles en restricties vanuit banken.
• Verbeterde relaties met toezichthouders en andere belanghebbenden.
• Groter vertrouwen van consumenten.
• Ondersteuning bij het naleven van wet- en regelgeving.
• Toegang tot praktische hulpmiddelen en richtlijnen voor bedrijfsvoering.

Als een coffeeshop niet meer voldoet aan de eisen van het keurmerk, kan het certificaat worden geschorst of ingetrokken. De certificeringsinstelling zal de coffeeshop de gelegenheid geven om corrigerende maatregelen te treffen. Als deze maatregelen niet afdoende zijn, kan het certificaat definitief worden ingetrokken.

Het keurmerk draagt bij aan de transparantie door coffeeshops te verplichten een duidelijke en gedetailleerde administratie te voeren, regelmatige audits te ondergaan en verantwoorde inkoop- en verkoopprocedures te hanteren. Dit maakt het makkelijker voor banken, toezichthouders en consumenten om inzicht te krijgen in de bedrijfsvoering van de coffeeshop.

Een interne audit wordt uitgevoerd door de coffeeshop zelf of door daartoe aangewezen personen binnen de organisatie om te controleren of alle processen volgens de vastgestelde procedures verlopen. Een externe audit wordt uitgevoerd door een onafhankelijke certificeringsinstelling en beoordeelt of de coffeeshop voldoet aan de kwaliteitscriteria van het keurmerk.

Gecertificeerde coffeeshops ontvangen een officieel certificaat en mogen het keurmerklogo gebruiken in hun communicatie en op hun locatie. Consumenten kunnen ook de website van de certificeringsinstelling raadplegen voor een lijst van gecertificeerde coffeeshops.

Gecertificeerde coffeeshops moeten ervoor zorgen dat hun personeel regelmatig wordt getraind en bijgeschoold op het gebied van wet- en regelgeving, productkennis, klantenservice en verslavingspreventie. Daarnaast moeten ze voldoen aan de kwalificatie-eisen en beschikken over gedocumenteerde procedures voor personeelsbeheer.

Het keurmerk ondersteunt coffeeshops bij het naleven van de Wwft door richtlijnen en hulpmiddelen te bieden voor een transparante administratie en het inzichtelijk maken van geldstromen. Regelmatige audits zorgen ervoor dat coffeeshops blijven voldoen aan de eisen van de Wwft.

Ja, een coffeeshop kan bezwaar maken tegen de uitkomst van een audit. Er is een duidelijke klachten- en geschillenprocedure beschikbaar, waarbij de coffeeshop haar bezwaren kan indienen bij de certificeringsinstelling. Deze zal het bezwaar onderzoeken en een besluit nemen.

Het keurmerk stelt strenge eisen aan de inkoop- en verkoopprocedures van cannabisproducten. Dit omvat het testen op verontreinigingen en het zorgen voor de juiste etikettering van producten. Hierdoor wordt de kwaliteit en veiligheid van de cannabisproducten gewaarborgd.

Tijdens een audit beoordeelt de certificeringsinstelling of de coffeeshop voldoet aan de kwaliteitscriteria van het keurmerk. Dit omvat het controleren van de financiële administratie, bedrijfsprocessen, personeelsdossiers en de kwaliteit van de producten. De audit kan zowel documentatieonderzoek als bezoeken aan de locatie omvatten.

Een coffeeshop kan zich voorbereiden op de audit door te zorgen dat alle procedures en documentatie up-to-date zijn en voldoen aan de eisen van het keurmerk. Regelmatige interne controles en training van het personeel kunnen helpen om eventuele tekortkomingen tijdig te identificeren en te corrigeren.